L’échange de fichiers permet de développer votre base de données en multipliant par deux (ou plus) vos prospects. Toutefois, comme pour votre fichier client, il ne suffit pas d’avoir échangé des données pour développer son activité. Multiplicités des sources, doublons, canaux et formats hétérogènes… Un gros tarvail de data quality est indispensable avant d’en tirer profit.
Trop, c’est trop ! Le 8e Rapport Annuel sur la Gouvernance de l’information numérique de Serda Conseil montre que les métiers croulent sous un volume de plus en plus élevé d’informations. Selon ce Baromètre publié en avril 2019, « le volume croissant d’informations et de documents » que ce soit « en interne » ou « reçu de l’externe » est considéré comme la problématique majeure vécue par toutes les organisations et fortement exprimée par les répondants à cette enquête (plus de 400 professionnels de l’information, DSI et Directions métier).
Absence de stratégie d’entreprise…
Or, selon le rapport Salesforce « State of Marketing Report » de décembre 2018 : « Le nombre médian de sources de données devrait passer de 10 en 2017 à 15 cette année, soit une augmentation de 50 % en seulement deux ans. »
La data reste pourtant au cœur de certains métiers. L’Échange électronique Professionnel (EEP) ou échange de données « BtoB » représente toujours une opportunité d’améliorer sa visibilité et son activité. Mais la principale motivation est clairement économique.
Seul bémol, les fichiers BtoB ne sont pas toujours optimisés et correctement gérés. Différentes raisons l’expliquent : manque de temps, de connaissance, pas de responsable des données, une absence de stratégie d’entreprise…Résultat : une multiplicité des sources et des formats qui génèrent souvent des attributs manquants. Celdes informations en conflit, des interlocuteurs obsolètes.
Un marketing de plus en plus ciblé
Alors que le marketing devient de plus en plus ciblé, omniprésent et centré sur le client, il devient plus important que jamais d’exploiter des données propres, complètes et précises afin d’obtenir de bons résultats. Trop de campagnes de publipostage affichent des taux de retour élevés en raison justement d’adresses fausses ou incomplètes. Quant aux opportunités de cross-selling et d’upselling, elles ne peuvent pas être identifiées.
D’où la nécessité de s’appuyer sur des plates-formes spécialisées capables de prendre en charge des protocoles, la structure et le contenu des messages afin de faciliter les échanges. C’est l’une des finalités de Crosscut iPaaS. Proposée par Moskistos, elle propose une kyrielle de connecteurs pré-configurés. Ce qui donne les moyens aux entreprises de connecter les applications, les devices, les objets, les services Cloud et les partenaires B2B. Le déploiement de cette plate-forme agile, sécurisée et entièrement opérée dans le Cloud est rapide. Elle permet en effet de mettre en production les premiers flux en moins de 6 semaines.
L’échange de fichiers BtoB est donc une pratique intéressante et indispensable. Mais soyez prudent et méthodique. Les listes que vous échangez sont notoirement sujettes à la duplication et doivent être soigneusement nettoyées.
Différents processus de data quality doivent être effectués :
- La validation : l’étape la plus élémentaire pour bénéficier de données « propres » consiste à les valider manuellement ou systématiquement selon des règles métier simples. Pour les listes de diffusion ou de courriels, exécutez au moins un programme de nettoyage qui détectera les erreurs évidentes (comme « avennue » pour « avenue »).
- Le nettoyage de données c’est-à-dire le formatage, la normalisation, le redressement, mais aussi le dé-doublonnage et la dé-duplication, afin que vos services puissent correctement exploiter les données récupérées.
- La transcodification : lors de l’intégration d’un fichier BtoB que vous avez obtenu (mais aussi lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre), des correspondances entre champs ( zones de données) doivent être trouvées. On parle aussi parfois de mapping des données.
- La définition de protocoles d’échanges : un protocole consiste en un ensemble de procédures et de formats rendant possible l’échange d’informations.
- Amélioration de la valeur de la data en composant les fichiers avec d’autres sources.
Ensuite, même si vos données sont compilées avec précision, vérifiées plusieurs fois et améliorées par d’autres sources, votre base de données sera dépassée dans environ six mois. L’information est en effet une denrée volatile qui se déprécie rapidement. Un fichier doit être exploité très rapidement après son acquisition. Il est essentiel aussi d’avoir un processus de mise à jour selon un cycle régulier. Et cela afin de détecter les déménagements, les changements de direction, les entreprises qui ont fermé, etc.
Conformité avec le RGPD
Reste aussi l’épineuse problématique de la protection des données à caractère personnel. Toutes les entreprises doivent en effet être en conformité avec le RGPD. Or celui-ci renforce un principe fondamental : le consentement explicite.
Dès lors, avant de procéder à un échange de fichier, il est indispensable de s’assurer, premièrement, que les informations personnelles qu’il peut contenir ont obtenu l’accord de la personne en question. Pour rappel, un traitement de données est une opération (ou ensemble d’opérations) portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).
Deuxièmement, il faut aussi que la personne soit informée de façon explicite sur la finalité des traitements. Et donc, dans le cas présent d’un échange de fichiers… Le RGPD précise que le consentement est un « acte positif clair par lequel la personne concernée manifeste de façon libre, spécifique, éclairée et univoque son accord au traitement des données à caractère personnel la concernant ».
Le texte du règlement européen ajoute que l’inactivité ou le silence de la personne, ou la case cochée par défaut par le responsable du traitement ne sont pas constitutifs d’un consentement tel que défini par le RGPD.
Ces obligations impliquent donc d’entamer un processus d’extraction afin de ne pas fournir la version complète de son fichier. Vous devez filtrer les informations, pour être en conformité avec le RGPD. Mais aussi pour ne pas divulguer des informations trop précises sur les habitudes d’achat de vos clients par exemple.
Conclusion
En conclusion, la fiabilisation des bases de données BtoB échangées est un enjeu majeur. Il permet d’identifier et de conquérir de nouveaux marchés. Il permet aussi d’appuyer et de consolider le travail des forces de vente.
Pour être efficace, un échange de fichier BtoB doit se faire entre deux entreprises. Ces deux entreprises doivent posséder des bases clients regroupant des cibles similaires. De préférence, choisissez une entreprise dont la fonction est complémentaire à la vôtre. Et n’oubliez pas de faire appel à un tiers de confiance.